PEMROSESAN TRANSAKSI

1.     GAMBARAN UMUM PEMROSESAN TRANSAKSI

Transaksi keuangan adalah kegiatan ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas perusahaan dicerminkan dalam akun-akunnya, dan diukur dalam satuan mata uang.

Transaksi keuangan yang paling umum adalah pertukaran ekonomi dengan pihak eksternal. Hal ini termasuk penjualan barang atau jasa, pembelian persediaan, pembebasan kewajiban keuangan, dan
penerimaan kas dari pelanggan. Transaksi keuangan juga terdiri atas peristiwa-peristiwa internal seperti depresiasi aktiva tetap; aplikasi tenaga kerja, bahan baku, overhead proses produksi; dan transaksi persediaan dari satu departemen ke departemen lain.

Transaksi keuangan adalah kegiatan bisnis umum yang terjadi secara rutin. Misalnya, ribuan transaksi dari satu jenis tertentu (penjualan ke pelanggan) bisa terjadi setiap hari. Untuk mengahadapi volume yang besar tersebut secara efisiensi perusahaan mengelompokkan jenis-jenis transaksi yang sama ke dalam siklus-siklus transaksi.

Siklus transaksi secara tradisional mengelompokkan aktivitas suatu bisnis ke dalam empat siklus aktivitas bisnis, keempat siklus tersebut adalah:

1.      Siklus Pendapatan

Kejadian yang terkait dengan distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan pengumpulan kas yang terkait dengan distribusi tersebut.

2.      Siklus Pengeluaran

Kejadian yang terkait dengan perolehan barang dan jasa dari entitas lain dan pelunasan kewajiban terkait dengan perolehan barang dan jasa.

3.      Siklus Produksi

Kejadian yang terkait dengan transforman sumberdaya menjadi barang dan jasa.

4.      Siklus Keuangan

Kejadian yang terkait dengan akuisisi dan pengelolaan dana, termasuk kas.

2.     PENCATATAN AKUNTANSI

2.1)   Dokumen

Dokumen menyediaakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai pemrosesan trnasaksi. Beberapa dokumen merupakan hasil dari pemrosesan transaksi.

·         Dokumen sumber. Peristiwa ekonomi menimbulkan beberapa dokumen yang diciptakan pada awal (sumber) transaksi. Ini disebut dokumen sumber source document). Dokume sumber digunakan untuk menangkap dan memformalisasi data transaksi yang diperlukan untuk memproses siklus transaksi.

·         Dokumen produk. Dokumen produk (product document) adalah hasil dari pemrosesan transaksi, bukan dokumen yang memicu mekanisme proses. Misalnya cek pembyaran gaji yang diberikan kepada karyawan adalah dokumen produk dari sistem penggajian.

·         Dokumen perputaran. Dokumen perputaran (turnaround document) adalah dokumen produk dari satu sistem yang menjadi dokumen sumber dari sistem lainnya.

2.2)   Jurnal

Jurnal (journal) adalah catatan ayat-ayat secara kronologis. Pada titik tertentu dalam proses transaksi, ketika semua fakta yang relevan tentang transaksi diketahui, peristiwa dicatat dalam jurnal secara kronologis. Dokumen adalah sumber utama dari data bagi jurnal.

·         Jurnal khusus. JU digunakan untuk mencatat kelas transaksi khusus yang muncul dalam volume besar. Transaksi seperti ini dapat dikelompokkan dalam jurnal khusus atau diproses secara lebih efisien dari pada yang dilakukan di jurnal umum.

·         Register. Istilah register mengacu pada jenis-jenis tertentu dari jurnal khusus. Misalnya, jurnal penggajian sering disebut sebagai register penggajian.

·         Jurnal umum. Perusahaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi yang jarang terjadi atau yang tidak sama. Misalnya, kita biasanya mencatat depresiasi periodik dan ayat penutup di jurnal umum.

2.3)   Buku Besar

Buku besar (ledger) adalah buku akun keungan, yang mencerminkan pengaruh keuangan dari transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Jurnal menunjukkan efek kronologis dari aktivitas bisnis, sedangkan buku besar menunjukkan aktivitas per jenis akun. Buku besar menunjukkan kenaikan, penurunan, dan saldo lancar dari setiap akun.

·         Buku besar umum. Buku besar umum (general ledger) merangkum aktivitas dari setiap akun organisasi. Departemen buku besar umum memperbarui catatan-catatan tersebut dari voucher (tanda bukti) jurnal yang disiapkan dari jurnal khusus dan sumber lainnya dari seluruh lokasi perusahan.

·         Buku besar pembantu. Buku besar pembantu (subsidiary ledger) disimpan dalam departemen akunansi perusahaan. Buku besar ini mencakup persediaan, utang, penggajian, dan piutang. Pemisahan ini memungkinkan pengendalian dan dukungan ke operasi dengan lebih baik.

3.     TEKNIK DOKUMENTASI

Teknik dokumentasi merupakan kumpulan dari catatan hasil kerja. Deskripsi tertulis dari sebuah sistem dapat menjadi bertele-tele dan sulit diikuti, pengalaman menunjukkan bahwa citra visual dapat menyatakan informasi sistem secara lebih efektif dan lebih efisien dari pada kata-kata. Oleh sebab itu, kemampuan untuk mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafik merupakan keahlian penting yang perlu dikuasi oleh para akuntan. Ada beberapa teknik dokumentasi dasar, yaitu:

·         Diagram Arus Data

·         Diagram Relasi Entitas

·         Bagan Alir Dokumen

·         Bagan Alir Sistem

·         Bagan Alir Program

·         Diagram Tata Letakrecord

4.     SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER

Sistem akuntansi berbasis komputer dibagi menjadi dua kelompok besar, yaitu sistem batch dan sistem real-time.

·         Pendekatan pemrosesan data yang populer, khususnya untuk perusahaan besar, adalah menangkap secara elektronik data transaksi pada sumbernya ketika terjadi.

·         Pemrosesan real-time, memproses seluruh transaksi pada saat terjadi. Misalnya, pesanan penjualan yang diproses oleh sistem bisa ditangkap, diisi, dan dikirim pada hari yang sama.